Командировка на собственном автомобиле работника

Работник предприятия с разрешения директора едет в командировку из г. Миргорода в г. Ужгород на собственном легковом автомобиле. Можно ли будет возместить работнику расходы на приобретенные им в командировке ГСМ?

При командировках возмещению подлежат расходы, указанные в Инструкции о служебных командировках [131]. Непосредственно о возмещении расходов на горючесмазочные материалы (далее - ГСМ) говорится в п. 1.13 раздела II Инструкции о служебных командировках [131]. Такие расходы возмещаются в составе командировочных расходов только при командировках за границу на служебном автомобиле согласно действующим нормам за километр пробега и утвержденному маршруту, что должно быть определено в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. Так как работник едет в командировку в пределах Украины, данной нормой воспользоваться невозможно.

Не получится возместить расходы на ГСМ и на основании п. 1.7 раздела I Инструкции о служебных командировках [131]- Напомним, что согласно данному пункту в командировке по Украине расходы на проезд до места командировки и назад возмещаются в размере стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном, автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси). В связи с тем, что автомобиль работника предприятия не относится к транспорту общего пользования, данной нормой для возмещения стоимости ГСМ воспользоваться также нельзя.
Таким образом, расходы на приобретение ГСМ при командировках на автомобиле по территории Украины не могут быть возмещены работнику в составе командировочных расходов. Такого же мнения придерживается Минфин (см. письмо от 01. 12.2003 г. Ли 31-03173-07-10/6477}.

Однако, на наш взгляд, это не исключает возможности возместить работнику такие расходы, как расходы на хозяйственные нужды, средства для которых выдаются работнику под отчет Для этого необходимо документально оформить использование транспортного средства, принадлежащего работнику, для производственных целей.

При возмещении средств на приобретение ГСМ в командировке следует руководствоваться Порядком Л& 440 [133], Положением № 637 [27], я также учитывать нормы и. 9.10 Закона ЛФ 889 [7] относительно сроков и порядка предоставления отчета об использовании средств, выданных под отчет.

Возмещение расходов на ГСМ, использованных для нужд предприятия, осуществляется согласно действующим нормам за километр пробега и утвержденному руководителем маршруту предприятия. В этом случае у работника не возникает налогооблагаемого дохода, ведь ГСМ были использованы в связи с производственной необходимостью, а не для собственных нужд работника.

В случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования ГСМ для нужд предприятия, сумма возмещения включается в налогооблагаемый доход такого работника в соответствии с п.п. 4.2 9 Закона Л 889 [7] и из нее должен быть удержан налог с доходов.