Если в командировочном удостоверении нет отметок принимающей стороны

1. В командировочном удостоверении нет отметок принимающей стороны. Возмещаются ли в таком случае командированному работнику суточные, а также расходы на проживание и проезд?

2. Является ли заверение отметок о выбытии и прибытии в удостоверении обязательным? Как быть в том случае, если на печати принимающей стороны написано "для документов", "для договоров" и т. п.? 3. Что делать в ситуации, когда работник предприятия едет в командировку к частному предпринимателю, не имеющему печати?

Отвечая на первый вопрос, заметим, что согласно в. 1.3 Инструкции Л& 59 \131] фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии работника с места постоянной работы и прибытии на место постоянной работы При этом если работник командирован в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте.

По сути отметки принимающей стороны в командировочном удостоверении служат подтверждением того, что командирован ный работник прибыл в пункт назначения для выполнения порученного ему производственного задания. Поэтому правильность оформления командировочного удостоверения очень важна. К тому же наличие отметок является обязательным условием для возмещения суточных командированному работнику. Иначе, если такие отметки отсутствуют, то согласно п. 1.5 Инструкции № 59 (131) суточные не выплачиваются. Таким образом, в ситуации, когда в командировочном удостоверении нет отметок принимающей стороны, возместить суточные работнику но такой командировке не удастся.

Также отметки в командировочном удостоверении важны и для налогового учета. Так, и. п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль [5] предусмотрено, что сумма суточных при командировках в пределах Украины и в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, определяется в соответствии с отметками отправляющей и принимающей сторон на командировочном удостоверении. Причем в пятнадцатом абзаце этого подпункта прямо указывается, что при отсутствии таких отметок сумма суточных не включается в налоговом учете в валовые расходы налогоплательщика.

Учитывая это, ситуации, когда в командировочном удостоверении нет отметок принимающей стороны, лучше не допускать. Тем более, что при ненадлежащем оформлении главного документа на командировку - командировочного удостоверения - и отсутствии в нем отметок принимающей стороны достаточно сложно будет доказать связь с хозяйственной деятельностью и остальных сопутствующих такой командировке расходов - расходов на проживание и проезд (даже если работником при этом предъявлены подтверждающие первичные документы - счета гостиниц, транспортные билеты и т. п.). Поэтому для избежания такой ситуации работник, направляемый в командировку, не должен забывать о необходимости получения отметки принимающей стороны в пункте назначения, в который он командирован.

Что касается второго вопроса, то отметки в командировочном удостоверении в обязательном порядке должны заверяться подписью должностного лица и печатью. Кстати, на то, что заверение печатями отметок в командировочном удостоверении является обязательным, обращал внимание и Минфин в письме от 17.08.2005 г. № 31 03173 07/8/17365.

Насчет печати заметим, что в соответствии с и. 1.3 Инструкции А* 59 (131} отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью, которой пользуется предприятие в своей хозяйственной деятельности для удостоверения подписи ответственного служебного лица, на которое приказом руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее Таким образом, отметки должны заверяться именно печатью (круглой или треугольной формы), а не штампом (прямоугольной формы). А вот при заверении отметок штампом суточные работнику возмещаться не будут.

Также хотим обратить внимание на консультацию налоговиков в "Вестнике налоговой службы Украины", 2004, № 29, с. 21, в которой указывалось, что отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника должны быть заверены только печатью, содержащей идентификационный код предприятия (поэтому, к примеру, печать канцелярии, не содержащая идентификационного кода, для заверения отметок не годится).

И еще один момент. Зачастую в хозяйственной деятельности предприятия наряду с основными используют и дополнительные печати ("для документов", "для договоров", "для налоговых накладных* и т. п.). Порой представители налоговых органов требуют, чтобы подписи на командировочном удостоверении были заверены либо основной печатью, либо специальной печатью "для командировочных удостоверений". Нужно заметить, что для такого требования нет правовых оснований, но все же этот момент следует учитывать для избежания конфликтов с налоговыми органами.

В отношении третьего вопроса, касающегося случая, когда работник направляется в командировку к частным предпринимателям, не имеющим печати, хотим обратить внимание на письмо Минфина от 17-08.2005 г. № 31-03173 07/8/17365. Так, отвечая на вопрос о возможности заверения отметок в удостоверении только подписью принимающей стороны (в случае командировки работника для встречи с физическими лицами, не имеющими печати), Минфин отмечал, что отметки в удостоверении должны быть заверены печатью в обязательном порядке. Учитывая это, в ситуации, когда работник направляется в командировку для проведения встреч с "беспечатнымн" субъектами хозяйствования, можно посоветовать все же постараться найти возможность поставить отметку о прибытии, заверенную печатью в пункте, куда командирован работник. Для этою, к примеру, в ходе такой командировки (о чем стоит указать и в командировочном приказе) работник также может быть направлен на находящееся в том же пункте (и имеющее печать) дружественное предприятие (предприятие-поставщик, покупатель или другой реальной или потенциальной контрагент). Либо же выходом из сложившейся ситуации может служить заверенная печатью отметка гостиницы, в которой в пункте прибытия проживал командированный работник (консультация в "Вестнике налоговой службы Украины", 2007, № 5, с 35).