Если работник задержался в командировке

По отметкам принимающей стороны работник выехал из пункта командировки 3 сентября 2007 года. Но согласно железнодорожным билетам вернулся на 2 дня позже (билет датирован 5 сентября 2007 года). Можно ли компенсировать стоимость такого билета, вы плачивать суточные за эти два дня и относить их в состав валовых расходов?

Да, можно, при условии, что с согласия руководителя предприятия надлежащим образом будет оформлено продление срока командировки.

Так, в силу сложившихся обстоятельств и уважительных при чин (к примеру, ввиду отсутствия транспортных билетов, переноса или отмены рейсов, болезни работника, ремонта транспортного средства и т. п.) работник может задержаться в командировке. О такой ситуации, к примеру, говорится в п. 1 10 "заграничного" раздела 11 Инструкции № 59 [131]. Этим пунктом предусмотрено, что с разрешения руководителя предприятия может приниматься во внимание вынужденная задержка работника в командировке при наличии подтверждающих документов в оригинале. В случае такой вынужденной задержки командированного работника руководителем может быть принято решение о продлении срока командировки.

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника на место постоянной работы на основании его докладной записки. К докладной записке работнику также лучше приложить документ, подтверждающий причины задержки, к примеру, справку железной дороги об отсутствии билетов, акт ремонта транспортного средства и т. и. Решение о продлении срока командировки оформляется приказом (распоряжением) руководителя.

Соответственно в случае издания такого приказа дни задержки работника будут считаться днями его командировки, поэтому и суточные за них, и документально подтвержденные расходы на проживание работника за такие дни возмещаются работнику на общих основаниях (т. е. в таком же порядке, как и за остальные дни командировки). В частности, о том, что при командировках за границу (при наличии подтверждающих документов) работнику в случае вынужденной задержки возмещаются расходы на проживание, также прямо указывается в п. п. 2.1.4 раздела И Инструкции № 59 [131].

При этом в налоговом учете предприятие вправе расходы, компенсируемые работнику за такие дни, отнести на валовые расходы в соответствии с run. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (5]. С этим согласны и налоговики. Так, в письме ГНАУ от 08.12.2005 г. А" 9146/н/15-0314 разъяснялось, что прн наличии подтверждающих документов и приказа руководителя предприятия о продлении срока командировки в связи с производственной необходимостью расходы, понесенные командированным работником за время задержки в командировке (суточные, расходы на проживание, сохранение среднего заработка), могут включаться в валовые расходы.

А вот в случае задержки в командировке без уважительных причин работнику за время задержки не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные, расходы по найму жилого помещения и другие расходы (и. 1.10 раздела I и п. 1.10 раздела II Инструкции № 59 [131]; письмо Минфина Украины от 19.12.2005 г. Л& 31-18030 07-13/27437).

И в заключение отдельно скажем о расходах на оплату проезда из пункта командировки к месту работы в случае задержки в командировке. Считаем, что независимо от причин задержки расходы на обратный проезд (при наличии подтверждающих документов - транспортных билетов) возмещаются работнику на общих основаниях и в налоговом учете предприятие вправе отнести их на валовые расходы. Ведь возмещение расходов на проезд к месту командировки и назад прямо предусмотрено п. 1.7 раздела I ни. 1.4 раздела II Инструкции № 59 [131], а также п. п. 5.4.8 3акона о налоге на прибыль [5]. Иначе говоря, отправляя работника в командировку, предприятие при этом обязано компенсировать ему расходы на проезд как в пункт командировки, так и обратно, и такая обязанность возмещения работнику расходов на обратную дорогу от причин задержки в данном случае зависеть не может. Тем более, что никаких исключении в отношении компенсации расходов на обратный проезд при задержке Инструкцией Л& 59 [131] не предусмотрено.